La loi ELAN a marqué un tournant en ouvrant la voie à la dématérialisation des processus, dont la signature électronique du bail de location.
L’objectif ? Rendre les démarches plus rapides, plus fluides et accessibles à distance, tout en garantissant leur sécurité juridique.
Un parcours d’entrée encore trop complexe
L’entrée dans les lieux d’un locataire dans un logement social s’accompagne encore de nombreuses contraintes administratives :
- De nombreux allers-retours pour obtenir l’intégralité des documents
- Une gestion chronophage des pièces annexes et du bail de location
- Un processus basé sur le papier, les e-mails et les appels téléphoniques
- Un manque de suivi sur l’avancement des étapes, source de sollicitations inutiles
- Une absence de process centralisé pour les équipes
Pourquoi adopter la signature électronique du bail ?
1. Simplifier les démarches, accélérer les entrées et améliorer la relation locataire
Avant, lorsqu’un locataire recevait son bail, il devait souvent :
- prendre rendez-vous pour le signer en agence ou lors de la remise des clés
- ou l’imprimer, le signer manuellement, puis le renvoyer par mail/courrier.
S’il manquait une pièce ou si une erreur était repérée, des allers-retours étaient nécessaires, retardant l’entrée dans le logement.
Aujourd’hui, avec la signature électronique, le locataire reçoit son bail par e-mail, le consulte à son rythme et le signe en quelques clics, sans se déplacer. En cas de pièce manquante, une notification automatique lui rappelle ce qu’il doit fournir.
Résultat : le délai d’entrée dans les lieux est réduit et le bailleur gagne un temps précieux dans la gestion des dossiers.
2. Une solution sûre et conforme aux exigences du logement social
Encadrée par le règlement européen eIDAS, la signature électronique garantit l’authenticité, l’intégrité et la valeur juridique des documents. Trois niveaux sont définis, à choisir selon la nature du document et les risques associés :
- La signature simple pour les démarches administratives courantes
Le consentement est validé via une authentification basique (e-mail, code SMS). Ce niveau est rapide à mettre en œuvre, mais ne permet pas une identification formelle du signataire.
- La signature avancée pour des engagements juridiques plus importants
Elle renforce la sécurité avec une vérification d’identité plus poussée, apportant une meilleure garantie en cas de litige. Elle est adaptée à la majorité des documents contractuels.
- La signature qualifiée pour les documents à très forte valeur légale
Elle repose sur une vérification d’identité par une autorité certifiée, parfois en présentiel. C’est le niveau le plus exigeant, offrant une sécurité maximale pour les documents sensibles.
Dans tous les cas, la signature électronique rend le document juridiquement opposable et toute modification après signature entraîne son invalidation.
EntréeLoc : une solution complète pour simplifier l’entrée dans les lieux
La signature électronique s’impose aujourd’hui comme un levier clé de modernisation dans le logement social. Mais pour en tirer pleinement parti, encore faut-il l’intégrer à un parcours cohérent, simple et fluide, pour les équipes comme pour les locataires.
C’est dans cette logique qu’Activinnov a conçu EntréeLoc, une plateforme intuitive qui centralise et dématérialise toutes les étapes administratives liées à l’entrée dans les lieux. Elle permet ainsi d’exploiter tout le potentiel de la signature électronique, en l’associant à un processus global et sécurisé.
Les bénéfices pour les bailleurs sociaux : efficacité, gain de temps et meilleure traçabilité
EntréeLoc couvre l’ensemble des étapes d’entrée dans les lieux d’un nouveau locataire :
- Paiement en ligne du dépôt de garantie : CB, chèque, virement, avec suivi des paiements
- Signature électronique du mandat de prélèvement SEPA : vérification automatique du RIB
- Préparation du bail et de ses annexes
- Signature électronique du bail : rapide et sécurisée
- Fourniture de l’attestation d’assurance : simplifie les démarches pour le locataire
Les avantages pour les demandeurs : transparence, simplicité et accompagnement personnalisé
En centralisant toutes ces étapes sur une seule plateforme, EntréeLoc permet de réduire les tâches administratives et d’améliorer la communication avec les locataires.
Côté demandeur, la plateforme apporte de nombreux avantages :
- Suivi en temps réel du traitement de son dossier
- Notifications automatiques à chaque nouvelle étape
- Accès aux documents utiles pour l’entrée dans les lieux
- Contact direct avec son chargé de clientèle
En plus de fluidifier les démarches, EntréeLoc contribue à une approche plus écoresponsable grâce à la réduction des échanges papier.
Envie de découvrir comment EntréeLoc peut simplifier votre quotidien ? Contactez-nous pour plus d’informations ou programmer une démo !
Le 06/05/25
