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Prochaines démos DEMATIMMO

Dematimmo est la première solution permettant la préparation, animation et suivi des CALEOL au format physique, hybride avec visio ou dématérialisé.

Plus d’une vingtaine de bailleurs sociaux utilisent Dematimmo au quotidien pour la gestion de leurs CALEOL avec des tensions marchés variées (tendu et détendu).

Un confort quotidien pour les collaborateurs en charge de la préparation et l'animation des CALEOL, une accélération possible des commissions, des gains directs sur l'efficience des équipes et la vacance locative.

Quelles problématiques ?

Dematimmo a été conçu pour répondre à des problématiques et enjeux exprimés par des bailleurs sociaux de secteurs détendus et tendus.

Améliorer le délai de relocation des logements et réduire la vacance

Avoir un meilleur suivi de l’activité d’attribution

Pouvoir se reposer sur des outils encadrant le contexte réglementaire

Gagner du temps dans la préparation et suivi des CALEOL pour les collaborateurs, fluidifier les processus internes

S’équiper d’outils modernes pour améliorer le confort des utilisateurs et limiter l’impression papier

Principales fonctionnalités

Dematimmo est une plateforme complète pour gérer vos CALEOL de manière numérique, évolutif et hautement paramétrable, il permet de s'adapter à vos pratiques et règlement intérieur de CALEOL.

  • 3 modes de CALEOL

    Préparation et planification des CALEOL en mode physique, hybride (visio) ou dématérialisé.

  • Préparation de la CALEOL

    Gestion des votants et envoi automatique des convocations avec les informations cloisonnées selon les destinataires (RGPD).

  • Interfaçage à l’ERP

    Récupération automatique du rapprochement offre-demande réalisé depuis l’ERP avec les informations sur les demandeurs / occupants / ressources, logements...

  • Dossiers CALEOL complets

    Dossiers présentés en CALEOL affichés pour les votants avec possibilité de comparer les demandeurs positionnés sur un même logement.

  • Interface dédiée aux votants

    Interface de vote ergonomique pour les membres de CALEOL, communes, préfectures, EPCI, réservataires...

  • Mode animateur pour les collaborateurs

    Interface de vidéoprojection pour l’animateur de la CALEOL avec mode vote collégial ou vote par chaque votant depuis leur interface (affichage des votes en temps réel).

  • PV de CALEOL automatisé

    Génération du PV de CALEOL automatique en fin de séance.

  • Signature électronique

    Signature électronique du PV de CALEOL par le président de séance (possibilité d’avoir plusieurs signataires comme le secrétaire de séance).

  • Pilotage de la CALEOL

    Suivi en temps réel du déroulement des CALEOL par les collaborateurs avec relances manuelles ou automatiques en CALEOL dématérialisées.

  • Pilotage de l’activité

    Statistiques consolidées pour chaque CALEOL au niveau de l’instance de CALEOL, agence / territoire, commune, epci, préfecture...

  • Anonymisation

    Anonymisation des dossiers demandeurs possible pour l’interface de vote.

  • RGPD

    Purges automatiques et anonymisation automatique des données personnelles après un délai paramétré par le bailleur.

Intégration dans le SI

Les connecteurs permettent de récupérer les données depuis l’ERP automatiquement (demandes, occupants, ressources, logements, rapprochement, équipements …) dans le sens aller puis une fois la CALEOL terminée, les connecteurs permettent une saisie des résultats de CALEOL pour chaque dossier dans l’ERP en sens retour.
L’effort technique pour la DSI est donc bien moins important permettant un déploiement rapide de la solution.

Schéma d'intégration dans le SI du logiciel DEMATIMMO

Les gains DEMATIMMO

En secteur détendu
  • Gains en délai de relocation

    Entre 2j et 7j de gain chez nos clients actuels selon leurs pratiques et fréquence des CALEOL
  • Des équipes plus productives

    Suppression des tâches chronophage à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur les dossiers et l’animation de la CALEOL
  • Optimisation des déplacements

    Grâce aux CALEOL numériques (hybrides ou dématérialisées)
  • Satisfaction des demandeurs

    qui obtiennent une réponse rapide après visite d’un logement + meilleure rétention commerciale des demandeurs qui sont sollicités par plusieurs organismes
En secteur tendu
  • Gain de temps conséquent

    Pour les équipes sur la préparation, l’animation et l’après CALEOL grâce à l’automatisation de plusieurs tâches, la remontée des infos avec l’ERP...
  • Outil offrant un cadre conforme à la réglementation

    Une meilleure traçabilité et transparence des votes émis
  • Pilotage et reporting des attributions en temps réel

    Permettant de générer des rapports par communes, EPCI, préfecture...
  • Facilité d’animation des CALEOL physiques

    Avec écran de vidéoprojection dédié, signature électronique du PV...
  • Meilleure conformité RGPD

    Avec un cloisonnement des informations selon les utilisateurs, anonymisation possible des dossiers, purges...
Leurs retours d’expérience
Une nouvelle ergonomie très efficace

Nous utilisions une CAL dématérialisée depuis très longtemps. Le repositionnement sur DEMATIMMO nous a permis de proposer à nos métiers et nos administrateurs une nouvelle ergonomie très efficace. De nouvelles fonctionnalités, comme la possibilité d’échanger entre administrateurs à travers un tchat, ont été saluées. Enfin, nos métiers disposent d’une grande autonomie sur la paramétrage de la solution avec l’accès à des statistiques sur les usages qui permettent des optimisations. Coté DSI, l’interopérabilité du logiciel est très appréciée et une intégration forte de la solution dans notre SI a été réalisée pour fluidifier les processus internes

Nicolas FERAY

Directeur adjoint Responsable des Systèmes d'information chez Habitat 76

Une interopérabilité logiciel très appréciée

Nous utilisions une CAL dématérialisée depuis très longtemps. Le repositionnement sur DEMATIMMO nous a permis de proposer à nos métiers et nos administrateurs une nouvelle ergonomie très efficace. De nouvelles fonctionnalités, comme la possibilité d’échanger entre administrateurs à travers un tchat, ont été saluées. Enfin, nos métiers disposent d’une grande autonomie sur la paramétrage de la solution avec l’accès à des statistiques sur les usages qui permettent des optimisations. Coté DSI, l’interopérabilité du logiciel est très appréciée et une intégration forte de la solution dans notre SI a été réalisée pour fluidifier les processus internes

Nicolas FERAY

DA responsable des systèmes d’information chez Habitat 76

Un grand pas vers la modernité

Les qualificatifs qui nous viennent pour décrire l’équipe d’Activinnov composée notamment de Jonathan, Julien et Yves sont ceux de Disponibilité, Professionnalisme, Patience, Soutien, Persévérance, Adaptabilité.Nous avons installé l’outil Dematimmo dans un délai contraint et l’équipe a su se rendre disponible et efficace pour respecter les délais.Dematimmo nous permet un gain de temps important sur le volet administratif (le temps gagné est une valeur ajoutée pour la relation client). Il permet une sécurité réglementaire et une responsabilité environnementale (gain d’éditions de listing). Les CALEOL sont également plus flexibles grâce à l’alternance de CAL physiques et dématérialisées. Les administrateurs apprécient l’ergonomie de l’outil  et tous reconnaissent qu’il est simple d’utilisation.Même après plus d’un an d’installation, l’équipe est toujours présente avec nous lorsque nous la sollicitons. Avec ce produit, nous avons fait un grand pas vers la modernité et n’avons pas regretté notre choix de changement.

Patricia REPENTIN

Responsable Espace Location chez Cristal Habitat

Un outil adapté à notre organisation

Dans le cadre du regroupement des 4 ex OPH métropolitains au 01/01/2021, Habitat & Métropole a fait le choix de piloter les Commission d’Attribution avec l’outil Dematimmo d’Activinnov. Le changement d’échelle nécessitait la mise en place d’un outil de pilotage des Commissions d’Attribution qui nous permette de la souplesse, de l’autonomie et de l’agilité. C’est ce que nous avons trouvé à travers cette solution entièrement paramétrable et adaptable à notre organisation.

Catherine ANDRE

Directeur Territorial Furan chez Habitat & Métropole

Une réelle réduction de la vacance locative

Utilisé depuis le début de la crise sanitaire, l’outil Dematimmo mérite d’être mis à l’honneur ! En effet, la dématérialisation des commissions d’attribution permet avant tout un gain de temps considérable pour les membres des CALEOL et une flexibilité non négligeable dans leur organisation. Le constat est identique pour les administrateurs des CALEOL de par l’automatisation de la saisie des résultats, des PV et de leur envoi. Cette organisation permet une fréquence des CAL à la demande et par conséquent une réduction de vacance locative. Enfin, la limitation des déplacements et des impressions est également à souligner à l’heure de l’urgence environnementale que nous connaissons tous aujourd’hui …

Leslie Darchicourt

Coordinateur gestion et concertation locative chez Maisons et Cités

Un réel gain de productivité

La mise en place de DEMATIMMO en avril 2020 a permis un réel gain de productivité avec 1200 dossiers examinés entre avril et décembre 2020, une fluidité du travail pour les équipes logement et des membres (Etat, Communes) qui n’avaient jamais participé à une CAL et qui votent aujourd’hui à distance. Les produits Activinnov sont tournés vers l’efficience (logiciel DEMATIMMO en production et RILOC en cours de déploiement/installation), et s’adaptent aux besoins du client toujours dans cette recherche d’efficience et toujours dans une optique évolutive (ex / MROD).

Sylvain LEFEBVRE

Chargé du Développement du Système d’information chez 3F Normanvie

Une grande disponibilité et réactivité de l’équipe

Nous souhaitons préciser la qualité du logiciel DEMATIMMO et plus particulièrement son développement en collaboration avec le bailleur et son adaptabilité tout au long de sa mise en œuvre. Nous voulons également témoigner de la grande disponibilité et réactivité de l’équipe qui nous a accompagnés dans ce beau projet de Commissions d’attributions dématérialisées. ACTIVINNOV a été à l’écoute des besoins de développement, mais aussi force de propositions. Ils ont su respecter le cadre réglementaire, tout en s'adaptant à notre méthode de travail. Ils ont su être de bon conseil, de part notamment de leurs retours d’expérience avec leurs autres clients. Nous souhaitons mettre en avant également la stabilité et la qualité du produit ainsi que la formation e-learning.

Claudie Dupont

Responsable du Développement Commercial et de la Qualité chez 3F Normanvie

Je recommande aussi bien l’équipe que l’outil !

En ma qualité de responsable gestion locative centralisé, j’étais à l’affût de tout outil participant à la révolution digitale de mon métier. La simplicité apparente de Dematimmo m’a laissé entrevoir un gain potentiel dans l’organisation de nos CAL au sein du Groupe. En qualité de membre du groupe projet et du comité de pilotage, j’ai particulièrement apprécié le modus operandi appliqué par Activinnov très structurant et confortable. L’équipe d’Activinnov était disponible, à l’écoute de nos attentes, compréhensives sur nos légitimes hésitations et force de proposition lorsqu’il le fallait. Je tiens à saluer la patience de Julien lors des formations, le dynamisme de Jonathan à chaque nouvelle contrainte soulevée et l’efficacité d’Yves aux différents stades de l’expérimentation. Le SAV ou « support » d’Activinnov a toujours été à la hauteur des enjeux en terme de réactivité ou de solution corrective. Je recommande chaleureusement aussi bien l’équipe que l’outil !

Cédric VALENTIN

Responsable gestion locative centralisé chez CDC Habitat

Une solution multi-facettes

Sur le département, la SA HLM de l’Oise a été précurseur sur le déploiement de la Commission d’Attribution des Logements dématérialisée (CAL) via l’outil Dematimmo qui : Permet aux élus du territoire d’optimiser leurs temps de représentation et s’affranchir des contraintes de déplacements. Les collectivités participent dorénavant à près de 85% des CAL ; S’inscrit pleinement dans notre démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et de sobriété énergétique en limitant les déplacements et les émissions de carbone ; Côté métier, c’est logiciel ergonomique et intuitif qui permet une aide à la prise de décision pour nos administrateurs tout en conservant les interactions entre les membres de la CAL comme cela était le cas lors des CAL physique. Merci aux équipes d’Activinnov, pour leur accompagnement dans le déploiement de cet outil.

Pascal THUEUX

Directeur Habitants & Territoires chez SA HLM de l’Oise

Un accompagnement continu de l’équipe

La prise en main de la solution par les membres des CAL (collaborateurs SIGH, représentants des locataires et collectivités) a été facile et rapide. Nous avons pu bénéficier d’un accompagnement continu de l’équipe ACTIVINNOV durant la mise en place.  Les CALEOL sur Dematimmo nous ont permis d’assurer plus de transparence en ce qui concerne les candidats présentés en CAL par le partage de l’ensemble des informations essentielles à la prise de décision. Nous étions parés contre les difficultés de la crise sanitaire et du confinement car le système était rodé et ceci nous a énormément facilité la tâche. - Gain des temps pour les équipes, c’est indéniable, mais aussi pour les autres membres des CAL qui n’ont pas à se déplacer - Les CAL dématérialisées permettent aux membres des CAL représentant les EPCI, les communes ou l’Etat d’être présents à toutes les CAL, chez tous les bailleurs ce qui était très difficile dans le cadre des CAL physiques.

Johann GARDIN

Directeur de la Transformation Numérique chez SIGH